Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης

Η κατάθεση των διδακτορικών διατριβών στο Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών (ΕΑΔΔ) είναι υποχρεωτική βάσει νόμου. Το ΕΑΔΔ συγκροτείται αποκλειστικά σε ψηφιακή μορφή, από διατριβές που εκπονήθηκαν στα ελληνικά ΑΕΙ, καθώς και από διατριβές που εκπονήθηκαν από Έλληνες σε πανεπιστήμια του εξωτερικού και αναγνωρίστηκαν από τον αρμόδιο εθνικό φορέα, τον ΔΟΑΤΑΠ (Διεπιστημονικό Οργανισμό Αναγνώρισης Τίτλων Ακαδημαϊκών και Πληροφόρησης). Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ χρησιμοποιείται από τις Γραμματείες των ελληνικών ΑΕΙ και του ΔΟΑΤΑΠ, και τους διδάκτορες.

Το Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών (ΕΑΔΔ) συγκροτείται, τηρείται και διατίθεται δια νόμου (1566/1985) από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (ΕΚΤ). Με βάση τον Νόμο 4765/2021 για το Ανώτατο Συμβούλιο Επιλογής Προσωπικού (ΑΣΕΠ), στις επικείμενες προκηρύξεις για πλήρωση θέσεων μόνιμου προσωπικού και προσωπικού με σύμβαση εργασίας Ιδιωτικού Δικαίου Αορίστου Χρόνου, η προβλεπόμενη, κατά περίπτωση, βαθμολόγηση του κριτηρίου του διδακτορικού διπλώματος θα αποδίδεται στους κατόχους διδακτορικού διπλώματος σε επιστημονικό πεδίο το οποίο αναφέρεται ως αποδεκτό, σύμφωνα με την ταξινόμηση του ΕΑΔΔ.

Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ επιτρέπει αποκλειστικά στο αρμόδιο προσωπικό των Γραμματειών των ελληνικών ΑΕΙ και του ΔΟΑΤΑΠ (εφεξής «Γραμματείες») και στους διδάκτορες, να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες κατάθεσης με εύκολο και άμεσο τρόπο, καθοδηγώντας τους στα διαδοχικά βήματά της.

Κατάθεση νέας διδακτορικής διατριβής

Για την ένταξη μίας διδακτορικής διατριβής στο ΕΑΔΔ, οι Γραμματείες και οι διδάκτορες χρησιμοποιούν – με αποκλειστική ευθύνη τους ως προς το περιεχόμενο και τον χρόνο καταχώρησης – το Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης. Πιο συγκεκριμένα, σε συνέχεια της υποστήριξης της διδακτορικής διατριβής και της έγκρισης τυχόν διορθώσεων που προέκυψαν από επισημάνσεις της εξεταστικής επιτροπής, προκειμένου η διατριβή να ενταχθεί στο ΕΑΔΔ και να απονεμηθεί ο τίτλος στον/στη διδάκτορα, απαιτείται η ολοκλήρωση της παρακάτω ροής εργασιών:

Ι. Ενέργειες που καλείται να κάνει η Γραμματεία:

Α) Η Γραμματεία, αρμοδίως, ενεργοποιεί τη διαδικασία κατάθεσης για τον συγκεκριμένο διδάκτορα, συμπληρώνοντας φόρμα που περιλαμβάνει τα εξής πεδία:

Στοιχεία διδάκτορα
Επώνυμο Διδάκτορα (με ελληνικούς και λατινικούς χαρακτήρες)
Όνομα Διδάκτορα (με ελληνικούς και λατινικούς χαρακτήρες)
Πατρώνυμο Διδάκτορα (με ελληνικούς και λατινικούς χαρακτήρες)
Έτος γέννησης
Φύλο
E-mail
το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ώστε ο διδάκτορας να ενημερωθεί μέσω του Συστήματος Κατάθεσης, προκειμένου να εισέλθει και να συμπληρώσει τα απαιτούμενα στοιχεία στη φόρμα.
Στοιχεία διατριβής
Γλώσσα διατριβής
Τίτλος διατριβής
Γλώσσα τίτλου
Μήνας & Έτος έναρξης
Μήνας & Έτος υποστήριξης
Μέλη Εξεταστικής Επιτροπής (ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ ΓΙΑ ΔΟΑΤΑΠ)
Στοιχεία χορηγούντος ιδρύματος/σχολής/τμήματος
Χώρα ιδρύματος (για ΔΟΑΤΑΠ)
Αριθμός Πράξης ΔΟΑΤΑΠ (για ΔΟΑΤΑΠ)
Ημερομηνία & Έτος Πράξης (για ΔΟΑΤΑΠ)

Με τη συμπλήρωση των στοιχείων από τη Γραμματεία, αποστέλλεται αυτόματα μήνυμα προς τον/τη διδάκτορα, προκειμένου με τη σειρά του/της να συμπληρώσει τα ζητούμενα στοιχεία. Σημειώνεται ότι σε περίπτωση που ο/η διδάκτορας εντοπίσει κάποιο θέμα σχετικό με τα υπό το Α στοιχεία, επικοινωνεί απευθείας και μόνο με την Γραμματεία για την διόρθωση.

ΙΙ. Ενέργειες που καλείται να κάνει ο/η διδάκτορας:

A) Εισέρχεται στο σύστημα και καταχωρεί πληροφορίες για τα εξής υποχρεωτικά πεδία:

Α Τίτλος Διατριβής
Τίτλος→ Έλεγχος της ορθότητας του τίτλου της διατριβής τον οποίο έχει εισάγει η Γραμματεία.
Γλώσσα τίτλου→ Έλεγχος της ορθότητας του τίτλου της διατριβής την οποία έχει εισάγει η Γραμματεία.
Μεταφρασμένος τίτλος
Γλώσσα μεταφρασμένου τίτλου
Στοιχεία χορηγούντος ιδρύματος
Ακαδημαϊκό Ίδρυμα (από γραμματεία) → Το πεδίο είναι προ – συμπληρωμένο από το σύστημα και εκτείνεται σε επίπεδο πανεπιστημίου, σχολής και τμήματος.
Στοιχεία συνεργαζόμενου ιδρύματος
Εφόσον μέρος της διατριβής έγινε σε συνεργασία με ένα ή περισσότερα ιδρύματα πέραν του χορηγούντος τον τίτλο, επιλέγεται το πεδίο φορέας και εισάγεται το όνομα του συνεργαζόμενου ιδρύματος.
Στοιχεία εντύπου διατριβής
Σε αυτό το σημείο συμπληρώνεται ο αριθμός των σελίδων της διατριβής από όλους τους τόμους που την απαρτίζουν και επιλέγονται τα αντίστοιχα πεδία, εφόσον στη διατριβή περιλαμβάνονται: εικόνες, πίνακες, χάρτες, σχήματα ή γραφήματα.
Θεματικό περιεχόμενο διατριβής
Επιλέγεται το επιστημονικό πεδίο στο οποίο εντάσσεται το θεματικό αντικείμενο της διατριβής από την προεπιλεγμένη λίστα στην οποία περιλαμβάνονται 3 ιεραρχικά επίπεδα:
  • Γενικό επιστημονικό πεδίο – 1ο επίπεδο
  • Ειδικό επιστημονικό πεδίο – 2ο επίπεδο
  • Εξειδίκευση επιστημονικού πεδίου– 3ο επίπεδο
Λέξεις κλειδιά (στα ελληνικά και στα αγγλικά)
Προσθήκη περίληψης (στα ελληνικά και στα αγγλικά)
Β Αρχεία διατριβής και παραρτήματα (Data Sets)
Για κάθε ψηφιακό αρχείο που μεταφορτώνεται, πρέπει να επιλέγεται το κουμπί "Επεξεργασία Μεταδεδομένων" ώστε να συμπληρώνονται τα στοιχεία που αφορούν στην περιγραφή του εκάστοτε αρχείου. Απαιτείται κατ' ελάχιστον να μεταφορτώσετε το ψηφιακό αρχείο της διατριβής με τις κάτωθι προδιαγραφές: 1) Το ψηφιακό αρχείο της διατριβής να είναι το τελικό – μετά τις επισημάνσεις της εξεταστικής επιτροπής. 2) Ο μορφότυπος του ψηφιακού αρχείου της διατριβής σας να είναι pdf χωρίς κλείδωμα. 3) Ο τύπος του ψηφιακού αρχείου να είναι το «Κύριο σώμα» της διατριβής.
Για τα υπόλοιπα ψηφιακά αρχεία, απαιτείται κατ’ ελάχιστον η συμπλήρωση του τύπου από την αναδυόμενη λίστα και μια σύντομη περιγραφή του περιεχομένου.
Γ Το Ερωτηματολόγιο για την εθνική στατιστική για τους κατόχους διδακτορικού τίτλου
Ο διδάκτορας καλείται να συμπληρώσει το ερωτηματολόγιο για την εθνική στατιστική που διενεργεί το ΕΚΤ, για τους κατόχους διδακτορικού τίτλου, ως η Εθνική Στατιστική Αρχή του Ελληνικού Στατιστικού Συστήματος αρμόδιος για τις ευρωπαϊκές και εθνικές στατιστικές για την Έρευνα, Ανάπτυξη και Καινοτομία (Ν. 4623/2019, ΦΕΚ Α' 134). Σημειώνεται ότι το ΕΚΤ δεσμεύεται στην τήρηση του Στατιστικού Νόμου Ν. 3832/2010 όπως ισχύει, και της νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 όπως ισχύει και Ν. 4624/2019, ΦΕΚ Α'134, όπως ισχύει). Τα αποτελέσματα δημοσιεύονται, ανά έτος, στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://metrics.ekt.gr/phd-holders. Η έρευνα είναι απογραφική.
Δ Υπεύθυνη Δήλωση
Πριν την οριστική Υποβολή, ο διδάκτορας καλείται να υποβάλει:
1. Υπεύθυνη Δήλωση περί:
Α. ορθότητας και πληρότητας στοιχείων (προσωπικών και μεταδεδομένων) και κατάθεσης ακριβούς αντιγράφου της διδακτορικής διατριβής σε μορφή pdf στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ.
Β. παραχώρησης στο ΕΚΤ της μη αποκλειστικής άδειας διάθεσης των μεταδεδομένων και του ψηφιακού αρχείου της Διδακτορικής Διατριβής.
Γ. αποδέσμευσης της διδακτορικής διατριβής, με σκοπό την ψηφιακή διάθεση και αναζήτησή της μέσω του Συστήματος Διάθεσης του ΕΑΔΔ.
ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ
2. Αποδοχή Όρων Χρήσης και Πολιτικής Ασφαλείας και Απορρήτου - Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ

Κατά τη διαδικασία κατάθεσης, οι χρήστες μπορούν να συμβουλεύονται τον Οδηγό Χρήσης του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης και τις Συχνές Ερωτήσεις.

Για τις διδακτορικές διατριβές παρελθόντων ετών οι οποίες έχουν εκπονηθεί σε ελληνικά ΑΕΙ και δεν έχουν ενταχθεί στο ΕΑΔΔ για οποιοδήποτε λόγο, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η ένταξή τους οι διδάκτορες πρέπει να απευθυνθούν στο Τμήμα/Σχολή από όπου έλαβαν τον τίτλο, προκειμένου να εκκινήσει η διαδικασία.

Για τις διδακτορικές διατριβές παρελθόντων ετών οι οποίες έχουν εκπονηθεί σε πανεπιστήμιο του εξωτερικού και έχουν αναγνωριστεί από τον αρμόδιο εθνικό φορέα, τον ΔΟΑΤΑΠ (πρώην ΔΙΚΑΤΣΑ), και δεν έχουν ενταχθεί στο ΕΑΔΔ, υπάρχει η δυνατότητα κατάθεσης τους, από τους διδάκτορες, μέσω του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης. Η Είσοδος στο Σύστημα πραγματοποιείται εδώ, μετά από Εγγραφή μέσω Taxisnet.

ΙΙΙ. Ενέργειες που πραγματοποιεί το ΕΚΤ:

Τα αρμοδίως εξουσιοδοτημένα στελέχη του ΕΚΤ:

Α) Προβαίνουν σε τυπικό έλεγχο ως προς την τήρηση των ζητούμενων στοιχείων, μετά το πέρας του οποίου, ολοκληρώνεται επιτυχώς η διαδικασία κατάθεσης της διδακτορικής διατριβής στο ΕΑΔΔ.

Β) Ενημερώνουν τους χρήστες (Γραμματείες και διδάκτορες) για την επιτυχή καταχώρηση της διατριβής, προκειμένου να προχωρήσει η απονομή του τίτλου και αποστέλλει το σχετικό σύνδεσμό (link) της.

Γ) Διαχειρίζονται τον χρόνο αποδέσμευσης της διδακτορικής διατριβής, όπως έχει οριστεί από τον διδάκτορα.

Δ) Συγκεντρώνουν, επεξεργάζονται και παράγουν στατιστικές βάσει των απαντήσεων των διδακτόρων στα ερωτηματολόγια της εθνικής στατιστικής έρευνας για τους νέους κατόχους διδακτορικού τίτλου, στο πλαίσιο του θεσμικού ρόλου του ΕΚΤ ως Εθνικής Αρχής του Ελληνικού Στατιστικού Συστήματος.

Τμήμα της τεχνολογικής αναβάθμισης του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ πραγματοποιείται στο πλαίσιο της πράξης "Εθνικό Πληροφοριακό Σύστημα Έρευνας, Τεχνολογίας, Ανάπτυξης, Καινοτομίας: Υποδομή Συσσώρευσης, Τεκμηρίωσης και Διάθεσης Ψηφιακού Περιεχομένου & Δεδομένων με διασφάλιση διαλειτουργικότητας, μακροχρόνιας διατήρησης και ανοικτής πρόσβασης" που υλοποιείται από το ΕΚΤ στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» (ΕΣΠΑ 2014-2020) και συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και εθνικούς πόρους.