Πολιτική ασφαλείας, απορρήτου και προστασίας προσωπικών δεδομένων

Ορισμοί

Ως Oργανισμος ορίζεται το EKT (Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου).

Ως Ιστότοπος ορίζεται το Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του Εθνικού Αρχείου Διδακτορικών Διατριβών (https://phdms.ekt.gr).

Ως Χρήστες του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του Εθνικού Αρχείου Διδακτορικών Διατριβών προσδιορίζονται το αρμόδιο προσωπικό των Γραμματειών των Σχολών/ Τμημάτων των Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων της Ελλάδας και του ΔΟΑΤΑΠ (εφεξής «Γραμματείες») και οι διδάκτορες που έχει λάβει αρμοδίως κωδικούς για το Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης.

Ως ΕΑΔΔ ορίζεται το Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών, το οποίο συγκροτείται, τηρείται και διατίθεται δια νόμου, από το 1985 και εντεύθεν, από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (ΕΚΤ).

Γενικά

Η παρούσα Πολιτική διευκρινίζει τα θέματα ασφάλειας του συστήματος και καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο ο Οργανισμός χρησιμοποιεί και προστατεύει τις πληροφορίες και τα δεδομένα. Το ΕΚΤ σέβεται το απόρρητό σας, τηρεί τα προβλεπόμενα σχετικά με την εμπιστευτικότητα.

Η εγγραφή και είσοδος για τους χρήστες στο σύστημα είναι υποχρεωτική όπως αναλυτικά ορίζεται στους Όρους Χρήσης. Κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε και περιγράφει ένα άτομο, όπως στοιχεία αναγνώρισης (ονοματεπώνυμο, ηλικία, κατοικία, επάγγελμα, οικογενειακή κατάσταση κλπ.), φυσικά χαρακτηριστικά, εκπαίδευση, εργασία (προϋπηρεσία, εργασιακή συμπεριφορά κλπ.), οικονομική κατάσταση (έσοδα, περιουσιακά στοιχεία, οικονομική συμπεριφορά), ενδιαφέροντα, δραστηριότητες, συνήθειες, εφεξής θα καλούνται Προσωπικά Δεδομένα. Ερωτήσεις ή σχόλια που υποβάλλονται από χρήστες αυτού του συστήματος μπορεί να περιέχουν προσωπικά δεδομένα.

Παρέχοντας προσωπικές πληροφορίες και δεδομένα, συμφωνείτε και συναινείτε στην παρούσα πολιτική και ιδιαιτέρως στη συλλογή, μεταβίβαση, επεξεργασία, χρήση και γνωστοποίηση αυτών όπως περιγράφεται αναλυτικά στα σχετικά κείμενα του ΕΑΔΔ, σύμφωνα με το Νόμο.

Οι παρόντες όροι ασφαλείας και προστασίας προσωπικών δεδομένων μπορεί να αναθεωρούνται και να ενημερώνονται οποιαδήποτε στιγμή και χωρίς προειδοποίηση από τον Οργανισμό. Οι χρήστες παρακαλούνται να ελέγχουν ανά τακτά χρονικά διαστήματα τους εν λόγω όρους για τυχόν αλλαγές, καθώς η συνεχής χρήση του συστήματος συνεπάγεται ότι αποδέχονται όλες τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις αυτών.

Ασφάλεια

Ο Οργανισμός συλλέγει και διατηρεί τα δεδομένα με τρόπο που διασφαλίζει την προστασία τους. Συγκεκριμένα, ο Οργανισμός αναπτύσσει και διαθέτει την υποδομή του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ, το οποίο είναι προσβάσιμο και επιτρέπει αποκλειστικά και μόνο στο αρμόδιο προσωπικό των Γραμματειών, καθώς και στους διδάκτορες, να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες κατάθεσης με εύκολο και ασφαλή τρόπο.

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται αποκλειστικά και μόνο από το εξουσιοδοτημένο και εντεταλμένο για αυτόν το σκοπό προσωπικό ή συνεργάτες του Οργανισμού που δεσμεύονται έναντι αυτού με τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας των προσωπικών δεδομένων, παράλληλα λαμβάνονται όλα τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλης μορφής αθέμιτη επεξεργασία και εξωτερικούς κινδύνους, ενώ λαμβάνεται πρόνοια για τη μη αλλοίωση των στοιχείων.

Αναφορικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από το προσωπικό των Γραμματειών/ΔΟΑΤΑΠ θα πρέπει αυτό με ευθύνη του οικείου Φορέα να δεσμεύεται, κατά τα ως άνω, με τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας των προσωπικών δεδομένων, να λαμβάνονται όλα τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλης μορφής αθέμιτη επεξεργασία και εξωτερικούς κινδύνους, καθώς και να λαμβάνεται πρόνοια για τη μη αλλοίωση των στοιχείων.

Συλλογή, επεξεργασία και προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Διαμέσου της συμπλήρωσης των απαιτούμενων πεδίων και του ερωτηματολογίου του Συστήματος Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του ΕΑΔΔ, προσωπικά δεδομένα υφίστανται συλλογή και επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο από αρμόδιο και εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Οργανισμού και από τους αρμόδιους Χρήστες, ενώ οι πληροφορίες αυτές χρησιμοποιούνται για την εξυπηρέτηση του εκ νόμου οριζόμενου σκοπού του Οργανισμού και του ΕΑΔΔ.

Όσον αφορά στα απαιτούμενα πεδία, αποκλειστική ευθύνη για τη συμπλήρωσή τους έχουν οι Χρήστες, όπως περιγράφεται αναλυτικά στην ενότητα Σχετικά με το ΕΑΔΔ

Ο Οργανισμός μπορεί να τηρεί Αρχείο και να επεξεργάζεται τυχόν δεδομένα των χρηστών (π.χ. το όνομα, τη διεύθυνση του e-mail), τα οποία θα περιέρχονται στη γνώση του, μέσω του συστήματος. Το σύστημα συλλέγει προσωπικά δεδομένα των χρηστών, τα οποία οι ίδιοι παρέχουν οικειοθελώς, με σκοπό την παροχή πρόσβασης στις ανωτέρω εφαρμογές ή υποδομές που είναι διαθέσιμες μέσω του συστήματος.

Η καταχώρηση των στοιχείων του χρήστη, κατά την εγγραφή του στο σύστημα, συνεπάγεται τη συναίνεσή του στη συλλογή, τη χρήση και τη διαβίβαση των προσωπικών του στοιχείων, βάσει των όρων της παρούσας πολιτικής προστασίας απορρήτου προσωπικών δεδομένων και του νόμου. Ειδικότερα, ο χρήστης θα αποδέχεται και θα συναινεί ότι ο Οργανισμός υπό τους όρους των διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) 679/2016 και της εθνικής νομοθεσίας, θα διατηρεί σε αρχείο και θα επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα του που θα συλλέγονται μέσω του συστήματος, με σκοπό την πρόσβαση του χρήστη στις παρεχόμενες ηλεκτρονικές εφαρμογές, την εξυπηρέτηση του, την υποστήριξη και εκτέλεση της μεταξύ του χρήστη και του συστήματος, σχέσης, για στατιστικούς ή για γενικότερους σκοπούς κατόπιν ειδικής προς τούτο συγκατάθεσης του χρήστη ή για την εκπλήρωση της θεσμικής αποστολής του ΕΚΤ σύμφωνα με τα οριζόμενα στο Νόμο. Στο πλαίσιο του ως άνω σκοπού και σύμφωνα με τους όρους της κείμενης νομοθεσίας, ο Οργανισμός καταγράφει τους τρόπους χρήσης των διαδικτυακών τόπων του και δύνανται να γνωστοποιήσει τα παραπάνω δεδομένα σε εταιρείες παροχής μηχανογραφικής υποστήριξής τους.

Το Σύστημα είναι πλήρως συμμορφωμένο με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) 679/2016 και την εθνική νομοθεσία. Συγκεκριμένα, τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε νόμιμη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο. Τα δεδομένα συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε επεξεργασία ασύμβατη με τους αρχικούς σκοπούς. Περαιτέρω επεξεργασία μπορεί να υπάρξει μόνο για σκοπούς αρχειοθέτησης ή βελτίωσης του συστήματος ή στατιστικούς σκοπούς. Τα δεδομένα τα οποία τυγχάνουν επεξεργασίας είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους έχουν αρχικά συλλεγεί.

Εκτός αν ρητά επιτάσσεται από το Νόμο ή/και τις Αρμόδιες Αρχές, ο Οργανισμός δεν θα προβεί, άλλως στην κοινοποίηση, γνωστοποίηση, διαβίβαση, διάδοση ή κάθε άλλης μορφής διάθεση οποιασδήποτε πληροφορίας που παρέχει ο χρήστης χωρίς τη συγκατάθεση ή την ρητή εντολή αυτού.

Ερωτηματολόγιο

Το ΕΚΤ, ως Εθνική Στατιστική Αρχή και Οργανισμός του Ελληνικού Στατιστικού Συστήματος αρμόδιο για τις ευρωπαϊκές και εθνικές στατιστικές για την Έρευνα, Ανάπτυξη και Καινοτομία (Ν. 4623/2019, ΦΕΚ Α' 134), δεσμεύεται στην τήρηση του Στατιστικού Νόμου 3832/2010 όπως ισχύει, και της νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 όπως ισχύει και Ν. 4624/2019, ΦΕΚ Α'134, όπως ισχύει).

Στο πλαίσιο αυτό, η συλλογή και η επεξεργασία των δεδομένων και των πληροφοριών που παρέχονται στο ερωτηματολόγιο, πραγματοποιούνται σύμφωνα με τις ρυθμίσεις και τις εγγυήσεις της ως άνω νομοθεσίας, χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για στατιστικούς σκοπούς και για την εξυπηρέτηση του θεσμικού ρόλου του ΕΚΤ. Τηρώντας το ΑΠΟΡΡΗΤΟ των δεδομένων και των πληροφοριών, αυτά είναι προσβάσιμα αποκλειστικά από το πιστοποιημένο και αρμοδίως εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Οργανισμού, στο οποίο έχει ανατεθεί η διεξαγωγή της συλλογής και της επεξεργασίας. Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται συμβαστικά από ρητές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και επιπρόσθετα, από πρωτόκολλο απορρήτου.

Τα δεδομένα τα οποία προκύπτουν από το ερωτηματολόγιο αξιοποιούνται για στατιστικούς και ερευνητικούς λόγους (μέσω διαδικασίας ανωνυμοποίησης και aggregation) και για την ενημέρωση του Μητρώου Διδακτόρων. Τα δεδομένα αυτά δεν διαβιβάζονται σε τρίτους (εκτός αν ρητά απαιτείται τούτο από το Νόμο), ενώ ουδέποτε θα δημοσιευτούν σε μορφή που επιτρέπει τον προσδιορισμό της ταυτότητας των φυσικών προσώπων. Σύμφωνα με τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τα υποκείμενα των δεδομένων δικαιούνται οποτεδήποτε να ασκήσουν το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που τα αφορούν, καθώς και τα άλλα δικαιώματα που προβλέπει η οικεία νομοθεσία.

Απάντηση στο ερωτηματολόγιο συνιστά αποδοχή των όρων για τη χρήση προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο συγκεκριμένων επίσημων στατιστικών ερευνών που εκπονεί το ΕΚΤ.

Με την αποδοχή των όρων (παροχή συγκατάθεσης), ο χρήστης που συμπληρώνει και υποβάλει το ερωτηματολόγιο παρέχει ρητώς συναίνεση στο ΕΚΤ να συλλέξει και να χρησιμοποιεί τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν για στατιστικούς και ερευνητικούς σκοπούς, τηρώντας τα προβλεπόμενα από το στατιστικό απόρρητο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να συγκεντρώνονται αυτόματα (π.χ., όχι μέσω εγγραφής) τεχνικές πληροφορίες που δεν είναι προσωπικά αναγνωρίσιμες, όταν κάποιος χρήστης επισκέπτεται ή κάνει χρήση του συστήματος. Παραδείγματα αυτού του τύπου πληροφοριών που μπορεί να συλλεχθούν είναι ο τύπος του Internet Browser που χρησιμοποιείται από το χρήστη, ο τύπος του λειτουργικού συστήματος του ηλεκτρονικού υπολογιστή που χρησιμοποιείται από το χρήστη για να επισκεφθεί το σύστημα και το domain name του συστήματος που χρησιμοποιήθηκε από το χρήστη προκειμένου να συνδεθεί με το σύστημα.

Υπεύθυνη Δήλωση

Προκειμένου να διασφαλισθούν οι στόχοι της διάθεσης και περαιτέρω χρήσης της επιστημονικής γνώσης, οι επιταγές σε διεθνές επίπεδο για ανοιχτή διάθεση, καθώς και η εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου περί πνευματικών δικαιωμάτων επί των διδακτορικών διατριβών, είναι απαραίτητο να υποβάλλεται ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ του διδάκτορα για κάθε διδακτορική διατριβή προκειμένου να ενταχθεί επιτυχώς στο ΕΑΔΔ. Στην υπεύθυνη δήλωση, που αποτελεί στάδιο-βήμα της ηλεκτρονικής κατάθεσης της διδακτορικής διατριβής στο ΕΑΔΔ, δηλώνεται -μεταξύ άλλων- η ορθότητα των στοιχείων (προσωπικών και μεταδεδομένων) που υποβάλλονται στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης.

Χρήση Cookies

Τα cookies είναι αρχεία δεδομένων τα οποία μεταφέρονται από έναν διακομιστή web στον υπολογιστή του προσώπου που επισκέπτεται την Τοποθεσία, με σκοπό την τήρηση στατιστικών στοιχείων. Τα cookies αποτελούν ένα βιομηχανικό πρότυπο, χρησιμοποιούνται από τις περισσότερες τοποθεσίες web και διευκολύνουν την επαναλαμβανόμενη πρόσβαση των χρηστών σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία web και τη χρήση της. Τα cookies δεν είναι επιβλαβή για το σύστημα του υπολογιστή σας ή για τα αρχεία σας και μόνο η τοποθεσία web από την οποία μεταφέρθηκε ένα συγκεκριμένο cookie στον υπολογιστή σας έχει τη δυνατότητα ανάγνωσης, τροποποίησης ή διαγραφής του. Αν δεν επιθυμείτε να γίνεται συλλογή πληροφοριών μέσω των cookies, μπορείτε να χρησιμοποιείται τις ρυθμίσεις που διαθέτουν τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης στο web, με τις οποίες μπορείτε να διαγράφετε τα ήδη υπάρχοντα cookies και να επιλέγετε είτε να απορρίπτονται αυτόματα τα μελλοντικά cookies είτε να αποφασίζετε για την απόρριψη ή την αποδοχή κάθε συγκεκριμένου cookie του συστήματος στον υπολογιστή σας. Πρέπει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι η απόρριψη των cookies ενδέχεται να έχει ως συνέπεια την δυσκολία ή αδυναμία χρήσης ορισμένων τμημάτων του συστήματος καθώς θα απαιτείται διαρκής σύνδεση.

Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα πολιτική ασφαλείας, απορρήτου και προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ισχύει μόνο για το σύστημα κατάθεσης. Η παρούσα πολιτική δεν ισχύει για πληροφορίες οι οποίες συλλέγονται μέσω οποιουδήποτε άλλου δικτυακού τόπου ή για πρακτικές εταιρειών τις οποίες δεν ελέγχει το ΕΚΤ. Παρακαλούμε σημειώστε ότι το σύστημα μπορεί να περιέχει συνδέσεις προς άλλους δικτυακούς τόπους του ΕΚΤ. Σε περίπτωση διόδευσης των χρηστών του συστήματος σε διαδικτυακούς τόπους τρίτων μέσω ειδικών συνδέσμων (links, hyperlinks, banners), το ΕΚΤ δεν ευθύνεται για τους όρους διαχείρισης και προστασίας των προσωπικών δεδομένων που αυτοί ακολουθούν και σας συνιστούμε να διαβάσετε την πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κάθε διαδικτυακού τόπου που επισκέπτεστε.

Ερωτήσεις

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα πολιτική, παρακαλούμε συμπληρώστε τη σχετική φόρμα επικοινωνίας.